Mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng của công ty. Công ty có quy trình mua hàng tốt sẽ giúp công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trơn tru và hiệu quả. Cụ thể quy trình mua hàng của một công ty tốt sẽ có được nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi. Từ đó việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu các kiến thức về lưu đồ quy trình mua hàng của một công ty.
1. Quy trình mua hàng của một công ty là gì?
Quy trình mua hàng của công ty là các bước thực hiện hoạt động mua hàng theo một trình tự nhất định dựa và tính chất nghiệp vụ cũng như quy định của công ty đó.
Bạn đang xem: Vẽ lưu đồ quy trình mua hàng
2. Đặc điểm quy trình mua hàng của một công ty
Khi công ty áp dụng quy trình mua hàng thì sẽ có những ưu và nhược điểm nhất định, dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của quy trình mua hàng:
– Đơn giản hóa các bước công việc mua hàng phức tạp.
– Dễ dàng tăng năng suất và quy mô sản xuất.
– Khả năng cải tiến dễ dàng để tăng năng suất và chất lượng mua hàng.
– Có thể phổ thông hóa yêu cầu chuyên môn khi tuyển dụng.
– Dễ tổ chức hoặc gắn kết thành dây chuyền hoạt động, dây chuyền sản xuất.
– Dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động mua hàng vì kết thúc bước công việc của người này sẽ là bắt đầu bước làm việc của người khác, nên nếu có sai xót thì rất dễ dàng nắm bắt và kiểm tra lại cũng sẽ đơn giản hơn.
– Dễ ứng phó khi khủng hoảng nhân sự vì đã có quy trình công việc cụ thể nên rất dễ đào tạo cho người mới.
– Dễ bảo mật vì mỗi nhân viên có thể thực hiện một vài bước trong quy trình.
– Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty khi làm việc theo quy trình
– Có thể rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính khi bắt buộc làm việc theo quy trình, không được đi tắt đón đầu.
– Giới hạn sự sáng tạo khi phải làm việc theo quy trình.
– Dễ tắc nghẽn, đổ vỡ khi trong quy trình có một bước không thực hiện hoặc chậm trễ sẽ dẫn tới các bước sau không thực hiện được hoặc bị chậm trễ theo
3. Lưu đồ quy trình mua hàng của công ty
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn được chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa – doanh nghiệp nắm quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Mỗi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có quy trình mua hàng khác nhau, nhưng về cơ bản quy trình mua hàng của các công ty thường theo các bước sau:
3.1 Lưu đồ quy trình mua hàng
3.2. Nội dung quy trình mua hàng của một công ty.
Lập “Yêu cầu mua hàng”– Các phòng ban khi có nhu cầu mua hàng hóa, dụng cụ, tài sản, nguyên vật liệu… sẽ làm yêu cầu gửi cho phòng mua hàng để tiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, các phiếu yêu cầu này do trưởng phòng hay người có trách nhiệm đã duyệt.
– Khi có “Yêu cầu mua hàng”, phòng mua hàng tiến hành phân công cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá các mặt hàng.
Lập “Đề nghị báo giá”– Từ “Yêu cầu mua hàng”, Phòng mua hàng tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi các nhà cung cấp truyền thống hoặc các nhà cung cấp mới, đã tìm kiếm được theo các điều kiện các phòng ban đã yêu cầu.
Theo dõi “Báo giá của NCC”– Nhận các báo giá từ các nhà cung cấp
– Đánh giá nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện đã xây dựng
– Lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng
– Căn cứ vào báo giá và yêu cầu được phê duyệt, Phòng Mua hàng tiến hành lập và theo dõi “Hợp đồng / Đơn đặt hàng mua”. Tùy theo đặc thù của doanh nghiệp, tính chất mua bán mà lập Đơn hàng hay Hợp đồng mua hay là chứng từ xác nhận.
Phê duyệt Báo giá của Nhà cung cấp– Các báo giá của NCC sẽ được BLĐ xét duyệt dựa trên các thông tin sau:
+ So sánh báo giá và các điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau
+ So sánh báo giá mới với báo giá cũ cho cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau
Lập “Hợp đồng/ Đơn hàng mua”– Khi chọn được nhà cung cấp sẽ tiến hành lập hợp đồng, trên hợp đồng ghi nhận thông tin của báo giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng. Gửi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp và thực hiện ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng giữa hai bên.
– Trường hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, thì sẽ lập đơn hàng cho từng lần thực hiện. Thông tin trên đơn hàng cũng tương tự các điều khoản trên hợp đồng
– Chuyển “Hợp đồng/ Đơn hàng mua” cho các bộ phận liên quan theo dõi: Kế toán căn cứ thanh toán, theo dõi công nợ, Bộ phận kho theo dõi quá trình nhập hàng về kho.
Lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng”– Để chuẩn bị cho khâu nhập hàng theo lịch, phòng mua hàng lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng” gửi các phòng ban liên quan theo dõi thực hiện.
– Khi hàng được vận chuyển đến kho, các thông tin trên Hợp đồng/ Đơn hàng mua (số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách…) sẽ làm căn cứ để bộ phận Kho kiểm tra. Các mặt hàng không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ phản hồi cho Phòng mua hàng và Phòng mua hàng tiếp nhận và thực hiện các bước trả lại NCC. Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho.
– Khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ nhập số lượng, còn phòng mua hàng sẽ bổ sung thông tin về giá
– Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ biên bản liên quan, phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán
– Phòng Kế toán tiếp nhận và kiểm tra lại, nếu hợp lệ thì tiến hành thanh toán cho Nhà cung cấp nếu không phản hồi lại phòng Mua hàng bổ sung/ chỉnh sửa.
Lưu đồ quy trình mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Hơn thế nữa, nếu lưu đồ quy trình mua hàng của một doanh nghiệp tốt sẽ có được nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi. Từ đó việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh trường hợp gián đoạn.
Bài viết dưới đây vuagiasu.edu.vn sẽ cung cấp thông tin cho anh/chị về lưu đồ quy trình mua hàng chuẩn của doanh nghiệp và những hạn chế khi áp dụng trong lưu đồ quy trình mua hàng.
f
Work – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click ngay vào ảnh để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:
Work giúp tăng 300% hiệu suất nhân sự
MỤC LỤC NỘI DUNG2. Mô tả lưu đồ quy trình mua hàng của một tổ chức4. Một số lưu ý để thực hiện quy trình mua hàng hiệu quả
1. Tầm quan trọng của lưu đồ quy trình mua hàng đối với doanh nghiệp
Lưu đồ quy trình mua hàng vô cùng cần thiết đặc biệt là với yếu tố sống còn của doanh nghiệp thương mại, dưới đây vuagiasu.edu.vn sẽ phân tích tầm quan trọng của nó:
Doanh nghiệp cần đảm bảo đủ số lượng, chất lượng đồng thời cần đúng thời điểm hàng hóa cần thiết để phục vụ quy trình bán ra. Do đó, vai trò tạo đầu vào của quá trình mua hàng đối với doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Lưu đồ quy trình mua hàng tốt, cũng có nghĩa là doanh nghiệp của bạn luôn đảm bảo được lượng hàng hóa với chất, lượng tốt nhất.
Tiếp đến, doanh nghiệp cần đảm bảo mua hàng hóa với chi phí thấp nhằm tạo thuận lợi cho việc gia tăng. Việc lưu đồ quy trình mua hàng Doanh nghiệp tốt kéo theo việc lựa chọn được nhà cung cấp ưng ý đồng thời có được nguồn hàng chất lượng, nếu doanh nghiệp thương lượng được những mức giá “hấp dẫn” để giá thành đầu vào cho sản phẩm là tốt nhất.
Bên cạnh đó, lưu đồ quy trình mua hàng tốt còn giúp doanh nghiệp luôn mua số lượng hàng hóa vừa đủ để bán ra. Hơn thế nữa, với lưu đồ quy trình mua hàng tốt còn giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hàng hóa, cũng như hàng hóa dự trữ không quá thấp.
2. Mô tả lưu đồ quy trình mua hàng của một tổ chức
Lưu đồ quy trình mua hàng của một tổ cần trải qua nhiều bước với nhiều bộ phận, người phụ trách trao đổi, phê duyệt thông tin. Ở mỗi doanh nghiệp sẽ có lưu đồ quy trình mua hàng với những điểm riêng được áp dụng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Về cơ bản, FATSDO xin gửi đến bạn lưu đồ quy trình mua hàng có thể gồm các bước như sau:
2.1 Bước 1: Xác định nhu cầu và tạo “Yêu cầu mua hàng”
Khi các phòng ban có nhu cầu mua hàng hóa, dung cụng, tài sản hay nguyên vật liệu. Thì việc đầu tiên sẽ làm là gửi yêu cầu cho phòng mua hàng, nhằm để tiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Thông thường các phiếu yêu cầu này được duyệt bởi trưởng phòng hay người có trách nhiệm.
Đồng thời khi có “Yêu cầu mua hàng”, thì tiến hành phân công cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm các nhà cung cấp cũng như báo giá các mặt hàng.
2.2 Bước 2: Tạo “Đề nghị báo giá”
Khi nhận được “Yêu cầu mua hàng” của phòng ban, phòng mua hàng tiếp tục tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi các nhà cung cấp truyền thống hay nhà cung cấp mới, nhằm đáp ứng được các điều kiện các phòng ban đã yêu cầu trước đó.
2.3 Bước 3: Thu thập và tham khảo giá từ các nhà cung cấp
Việc đầu tiên trong bước này là nhận các báo giá từ các nhà cung cấp đã liên hệ.
Kế đế Doanh nghiệp cần đánh giá nhà cung cấp có đủ khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện đã xây dựng hay không. Đồng thời lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng.
Doanh nghiệp cần căn cứ vào yêu cầu cũng như báo giá được duyệt để tiến hành lập và theo dõi hợp đồng hay đơn đặt mua. Tùy theo đặc thù của doanh nghiệp chứng từ xác nhận có thể là Đơn hàng hay Hợp đồng mua.
2.4 Bước 4: Phê duyệt báo giá
vuagiasu.edu.vn xin nói với bạn rằng các báo giá của nhà cung cấp sẽ được ban lãnh đạo xét duyệt dựa theo trên các thông tin sau:
Sẽ so sánh các báo giá hay các điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng từ các nhà cung cấp khác nhau.Tiếp đến cần so sánh báo giá mới và báo giá cũ cho cùng một mặt hàng đến từ các nhà cung cấp khác nhau.2.5 Bước 5: Lập hợp đồng mua hàng
Khi doanh nghiệp đã lựa chọn được nhà cung cấp ưng ý, thì tiến hành lập hợp đồng, trên hợp đồng bao gồm thông tin của báo giá, điều khoản thanh toán cũng như lịch giao hàng. Cần gửi hợp đồng mua hàng cho phía nhà cung cấp và thực hiện ký kết giữa hai bên.
Thông thường việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, thì cần lập đơn hàng cho từng lần thực hiện. Thông tin trên đơn hàng cần đảm bảo các điều khoản tương tự như trên hợp đồng.
Chuyển hợp đồng mua hàng cho các bộ phận liên quan theo dõi. Từ đó, kế toán có thể căn cứ thanh toán hay theo dõi công nợ. Bên cạnh đó, bộ phận kho sẽ theo dõi quá trình nhập hàng về kho.
2.6 Bước 6: Tiến hành nhập kho
Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho. Các thông tin trên Hợp đồng/ Đơn mua hàng như: số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách,…. sẽ là căn cứ để bộ phận kiểm tra. Các hàng hóa đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho.
Riêng đối với các mặt hàng không đạt chuẩn cần được báo về cho Phòng mua hàng. Sau đó Phòng mua hàng sẽ tiếp nhận và thực hiện các quy trình trả lại cho phía nhà cung cấp.
Sau khi hàng đã nhập kho, Bộ phận kho sẽ nhập số lượng và phòng mua hàng sẽ bổ sung thêm thông tin về giá.
2.7 Bước 7: Hoàn tất thanh toán
Doanh nghiệp cần căn cứ và các điều khoản trên hợp đồng và các loại giấy tờ liên quan, bên phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán.
Mặt khác, phòng kế toán tiến hành kiểm tra và tiếp nhận, nếu đã hợp lệ thì sẽ tiến hành thanh toán cho phía nhà cung cấp. Nếu không phản hồi thì phòng Mua hàng bổ sung cũng như chỉnh sửa.
3. Hạn chế khi áp dụng lưu đồ quy trình mua hàng tại doanh nghiệp
Lưu đồ quy trình mua hàng có thể rắc rối cũng như mang đến sự rườm rà về thủ tục hành chính khi bắt buộc làm theo quy trình, không được đi tắt.
Nhân viên lạm dụng chức vụ để lựa chọn các nhà cung cấp mình quen biết nhằm ăn chênh lệch hoa hồng. Thậm chí là chọn nhà cung cấp không đáp ứng được chất lượng hàng hóa đồng thời lấy giá rẻ hơn nhưng đẩy lên cao để nhận hoa hồng.
Lưu đồ quy trình mua hàng cũng gây nên sự hạn chế khi giới hạn sự sáng tạo khi phải làm việc “rập khuôn”. Vì lưu đồ quy trình mua hàng có thể rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính khi bắt buộc làm việc theo quy trình, không được đi tắt.
Đồng thời khi áp dụng lưu đồ quy trình mua hàng dễ dẫn đến sự đổ vỡ, nếu trong quy trình chỉ cần có một nước không thực hiện suôn sẻ hay trì trệ sẽ hệ lụy tới các bước sau khó thực hiện cũng như bị chậm trễ.
4. Một số lưu ý để thực hiện quy trình mua hàng hiệu quả
Trước khi mua hàng, các doanh nghiệp dĩ nhiên phải xác định nhu cầu của mình bởi sự cân đối giữa lượng hàng cần, thời gian cho phép để chờ đợi hàng đến cũng như khả năng cung ứng của nhà cung cấp và khả năng tài chính của doanh nghiệp mình. vuagiasu.edu.vn sẽ cùng bạn điểm qua các số liệu sẽ làm căn cứ vững chắc cho quyết định mua hàng mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
4.1 Xác định thời điểm mà doanh nghiệp cần có hàng
Khi ở thời đại 4.0 như hiện nay để tối đa hóa lợi nhuận. Ngoài những việc như tăng doanh số bán hàng thì doanh nghiệp cần giảm thiểu chi phí trong vận hành sản xuất. Do đó, thời điểm cần có hàng là vô cùng quan trọng.
Thời điểm cần có hàng tên tiếng anh là Just in time được gọi tắt là (JIT) là một phương pháp hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giảm chi phí bằng việc kiểm soát được dòng chảy nguyên vật liệu. Ở phương pháp JIT bạn có thể hiểu đơn giản là các nguyên vật liệu sẽ được đặt hàng bằng cách nào đó, để đảm bảo mặt hàng tại xưởng sản xuất luôn đúng vào thời điểm cần thiết và đảm bảo được chất lượng cam kết.
Với phương pháp JIT, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm đang kha khá chi phí lưu kho, chi phí đầu tư hay chi phí cơ hội đấy nhé!
4.2 Cân nhắc kỹ càng về số lượng
Bộ phận mua hàng cần căn cứ vào các kế hoạch sản xuất để biết được các nguyên vật liệu cần phải mua đồng thời phải đảm bảo số liệu hàng hóa mua là bao nhiêu.
Số lượng mua hàng nên xuất phát điểm từ số lượng hàng hóa và thành phẩm cần được hoàn thành của doanh nghiệp. Kế tiếp, doanh nghiệp cần quy đổi với hệ số định mức nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất 1 đơn vị hàng hóa, thành phẩm cũng như bán thành phẩm.
Đồng thời, các doanh nghiệp cần xác định số lượng để sản xuất vì nó chưa phải là số lượng cần đặt mua lúc này. Doanh nghiệp nên so sánh nó với số lượng hàng tồn kho và mức tồn kho an toàn.
vuagiasu.edu.vn gửi đến bạn khối lượng đặt hàng cần thỏa hai điều kiện dưới đây:
Cần đáp ứng đủ cho sản xuất cũng như bao gồm luôn cả thời gian chờ giao hàng.Cần tính tổng lượng hàng tồn kho, không được dưới mức tồn tối thiểu và tránh vượt quá mức tồn tối đa.4.3 Nắm rõ tình hình thực hiện đơn hàng thực tế nhà cung cấp
Với cùng loại nguyên vật liệu, thì tùy mỗi nhà cung cấp sẽ cho giá chênh lệch khá nhau, đồng thời sẽ kèm các điều kiện giao hàng tương ứng. Ví như với nhà cung cấp ngoài nước, thì thời gian giao hàng và hàng loạt các loại phí phát sinh sẽ khác so với phía nhà cung cấp trong nước.
Trong đó, doanh nghiệp có thể hiểu rằng thời gian chờ (Leadtime) là một yếu tố cực kỳ quan trọng, Leadtime sẽ ảnh hưởng không ít đến quyết định mua hàng. Với nguyên vật liệu từ phía nhà cung cấp sẽ có thời gian chờ cao, cùng với đó đơn hàng buộc lòng phải có số lượng đơn đặt cao hơn, mục đích để có hàng hóa sử dụng trong thời gian chờ.
Xem thêm: 02 Cách Chuyển Giọng Nói Thành Văn Bản Trong Word Trên Google Docs, Excel Online
4.4 Xác định thời điểm phù hợp mà doanh nghiệp nên đặt hàng
Ví dụ như doanh nghiệp của bạn có 1 nhà máy sản xuất và sử dụng 2 tấn nguyên vật liệu mỗi ngày, mức tồn kho an toàn với mức tối thiểu là 20 tấn và tối đa là 60 tấn. Do đó, doanh nghiệp của bạn cần xem xét đặt hàng khi hàng tồn là 60 tấn hay xuống dưới 20 tấn.
vuagiasu.edu.vn tin rằng, thông qua bài viết trên, bạn đã có thêm nhiều kiến thức hữu ích về lưu đồ quy trình mua hàng. vuagiasu.edu.vn chúc doanh nghiệp của bạn thành công trong tương lai nhé!